Process Mining - Steigerung des Automatisierungsgrades in einem Genehmigungsprozess (Referenz)

Titelbild Process Mining

Kurzzusammenfassung

Die Genehmigung von Softwaredeals verursachte bei unserem Kunden hohen manuellen Aufwand. Mit Hilfe von Data Science Methoden haben wir Komplexitätstreiber identifiziert und Ansätze zur Erhöhung des Automatisierungsgrads entwickelt. Manuelle Interaktionen sowie Bearbeitungsdauer des Genehmigungsprozesses wurden reduziert und die Prozesskosten gesenkt.

Ausgangslage – Prozess mit viel manueller Interaktion ist Engpass für Wachstum

Genehmigungen von Softwaredeals erfordern häufig manuelle Interaktionen. Für viele Dealattribute, wie beispielsweise Zahlungsziel, ist die Zustimmung mehrerer Personen erforderlich. Deshalb stellt der Genehmigungsprozess speziell bei Segmenten mit starkem Wachstum oft einen Engpass dar. Darüber hinaus ist insbesondere bei Deals mit hoher manueller Interaktion und kleinem Volumen die Wirtschaftlichkeit nicht gegeben.

Lösung – Process Mining zur Identifikation von Engpässen

Als Grundlage für die Analyse haben wir Daten aus verschiedenen Quellen integriert und bereinigt. Unter Einsatz der Open Source Software R haben wir historische Prozessdaten analysiert und den Ablauf des Genehmigungsprozesses datengestützt rekonstruiert. Auf dieser Basis konnten neue KPIs zur Erfassung der Prozesskomplexität abgeleitet werden.

Zudem identifizierten wir durch den Einsatz von Data Mining Methoden Ursachen für hohen manuellen Genehmigungsaufwand. Bei diesen Analysen wurden mit Hilfe von Textmining auch unstrukturierte Daten einbezogen. Vertragsattribute aus Kommentarfeldern konnten so extrahiert und geclustert werden. Attributsgruppen, die zu hohem manuellen Aufwand führen, wurden gemeinsam mit dem Kunden auf potentielle Risiken im Geschäftsbetrieb bewertet, um geeignete Attribute zur Automatisierung abzuleiten.

Nutzen/Ergebnisse – Erweiterung des Standards erhöht Automatisierungsgrad

Mit Hilfe der Datenanalysen konnten die Standardwerte für Vertragsbedingungen erweitert werden. Die Verkäufer können die Attribute des erweiterten Standards aus einer Dropdownliste auswählen. Eine manuelle Genehmigung ist für diese nicht mehr erforderlich. Bei Deal Attributen, die ein hohes Risiko mit sich bringen, kann der Standard nicht erweitert werden. Dem Verkäufer kann aber eine Risikobewertung des Deals angezeigt werden, um ihn zu motivieren Deal Attribute mit hohem Risiko zu vermeiden. Durch diese Effizienzsteigerungen im Genehmigungsprozess können  die Kosten der Bearbeitung gesenkt werden.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Sprechen Sie uns an.

Markus FrondorfManaging Directoranacision GmbH
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Rico KnapperChief Data Scientistanacision GmbH
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