Der anacision Wissensmanager: So wird Information zu nutzbarem Wissen

Wissen ist nur dann wertvoll, wenn es zugänglich und verständlich ist – davon sind wir bei anacision überzeugt. Genau deshalb entwickeln wir einen eigenen Wissensmanager. Ein intelligentes internes Tool, das uns dabei hilft, Informationen im Unternehmen schneller zu finden, besser zu verstehen und so unsere tägliche Arbeit effizienter zu gestalten.

Die Herausforderung: Viele Informationen – wenig Überblick

Täglich entstehen bei uns neue Dateien: Präsentationen, Berichte, PDFs, Projektdokumente. Selbst bei sorgfältiger Ablage in SharePoint-Ordnern oder Microsoft Teams-Channels, verstecken sich viele Inhalte in „digitalen Schubladen“ und geraten schnell in Vergessenheit.

Das Problem: Man weiß oft, dass es eine bestimmte Datei gibt, aber nicht mehr, wo sie liegt oder wie sie heißt.

Unsere Lösung: Der Wissensmanager

Der Wissensmanager kombiniert Suche, Zusammenfassung und Strukturierung in einem einzigen Tool. Er verbindet sich direkt mit unserem SharePoint und anderen internen Speicherorten, liest die Inhalte (z. B. PDFs, Präsentationen oder Bilder) und verarbeitet sie mithilfe Künstlicher Intelligenz zu durchsuchbarem Wissen.

Das Besondere: Ein intelligentes Sprachmodell (Large Language Model) sorgt dafür, dass das gespeicherte Wissen nicht nur gefunden, sondern auch verständlich erklärt wird.

Unser digitaler Assistent unterstützt uns in drei Schritten:

• Verstehen: Das Tool analysiert Inhalte, fasst sie zusammen und erkennt zentrale Themen und visuelle Zusammenhänge.
• Strukturieren: Es erstellt aus den Informationen eine interne Wissensdatenbank – in der Fachsprache „Vektordatenbank“ genannt – in der alles übersichtlich und durchsuchbar abgelegt wird.
• Antworten geben: Statt sich durch Ordnerstrukturen zu klicken, kann man dem Tool ganz normale Fragen stellen. Zum Beispiel:
  „Gibt es eine Folie mit einem Zeitstrahl zur Projektplanung?“
  oder
  „Wie mache ich eine Reisekostenabrechnung bei anacision?“

Warum das hilfreich ist

Der Wissensmanager macht vorhandenes Wissen leicht zugänglich – selbst dann, wenn der ursprüngliche Autor nicht mehr im Projekt ist oder das Dokument tief im SharePoint verborgen liegt. Neue Mitarbeitende finden schneller den Einstieg, Teams sparen sich langes Suchen, und niemand muss Dinge doppelt machen. Wissen wird nachhaltig nutzbar.

Was als Nächstes kommt

Derzeit testen wir den Wissensmanager intern. In den kommenden Monaten folgen neue Funktionen – etwa intelligentere Filter und teambezogene Wissensbereiche.

Unser Ziel: Ein digitaler Assistent, der unserem Team hilft, schneller, informierter und effizienter zu arbeiten – basierend auf dem Wissen, das wir bereits geschaffen haben.