Warum die Zukunft der Verwaltung menschlicher bleibt, als viele denken:
Stellen wir uns eine Sachbearbeiterin in einer Behörde vor. Ihr Schreibtisch ist voll mit Akten, Formularen und E-Mails, die alle dringend bearbeitet werden müssen. Ein Großteil davon sind Routineaufgaben: Dokumente prüfen, Unterlagen sortieren, Daten eingeben. Monotone Arbeit, die viel Zeit kostet und kaum Spielraum für die eigentlich spannenden Dinge lässt, wie das Lösen komplexer Fälle oder der direkte Kontakt zu Bürgerinnen und Bürgern.
Und dann klopft eine neue Technologie an die Tür: Künstliche Intelligenz. Viele fragen sich sofort: Wird sie jetzt meine Arbeit machen und damit mich ersetzen?
Diese Sorge ist nicht neu. Schon frühere Automatisierungswellen, von der Industrialisierung bis zur Digitalisierung, haben Fragen nach Jobverlusten aufgeworfen. Heute ist es die KI, die diese Ängste neu entfacht.
Studien zeigen: KI automatisiert tatsächlich vor allem wiederholbare, regelbasierte Aufgaben. Also genau die Tätigkeiten, die unsere Sachbearbeiterin so ermüden (Cheng et al., 2025; Liang, 2024). Kein Wunder also, dass viele im öffentlichen Dienst verunsichert sind.
Die Wahrheit ist: KI ersetzt keine Verwaltungsmitarbeitenden, sondern entlastet sie.
Was die KI gut kann, ist Routine. Sie kann Berge von Formularen sichten, Datenfelder automatisch ausfüllen oder Dokumente klassifizieren.
Aber nicht alles, was zählt, lässt sich automatisieren. Wie zum Beispiel den Bürger verstehen, komplexe Sonderfälle bewerten oder Lösungen aushandeln. Diese Aufgaben erfordern Kontextwissen, Verantwortung und situatives Fingerspitzengefühl. Genau hier bleibt der Mensch unverzichtbar.
So wird die Sachbearbeiterin von vorher nicht überflüssig, sondern frei. Frei von Routine, frei für die Arbeit, die wirklich zählt.
Die Forschung ist eindeutig: KI wird einige Jobs verändern und bestimmte Tätigkeiten überflüssig machen. Vor allem in Bereichen mit hoher Routine (Jadhav & Banubakode, 2024; Karangutkar, 2023).
Doch gleichzeitig entstehen neue Berufe:
Organisationen, die in Weiterbildung und Reskilling investieren, erleben sogar mehr Wachstum als Jobverlust (Ros & Loeung, 2025; Maria et al., 2025).
Oder wie es ein Forschungsteam zusammenfasst: „KI wird nicht jeden Job ersetzen, aber sie wird jeden Job verändern.“ (Cheng et al., 2025; Ros & Loeung, 2025).
Zurück zu unserer Sachbearbeiterin: In der Zukunft arbeitet sie mit einem KI-System zusammen, das ihr die mühsamen Aufgaben abnimmt. Sie hat mehr Zeit, Bürgerinnen zuzuhören, schwierige Fälle zu lösen, neue Ideen für effizientere Abläufe einzubringen.
Die Arbeit in der Verwaltung wird dadurch menschlicher, nicht geringer. KI schafft Raum für das, was Verwaltung im Kern ausmacht: den Dienst am Menschen.
Sie wird erfüllender, nicht bedrohlicher.
Und die Bürgerinnen und Bürger erleben einen besseren Service.
KI im öffentlichen Dienst bedeutet nicht Arbeitsplatzabbau, sondern Arbeitsentlastung. Sie schenkt uns Zeit für das, was wir wirklich gut können: menschlich sein.
Die Frage lautet also weniger „Wird KI mich ersetzen?“ als vielmehr:
„Wie kann KI mir helfen, meinen Job besser, sinnvoller und zufriedener zu machen?“