1. anacision
  2. /
  3. Portfolio
  4. /
  5. Forschungsprojekt AnyPPA
  6. /
  7. Timing im Recruiting

Richtiges Timing im Recruiting-Prozess

Richtiges Timing im Recruiting-Prozess

Das richtige Zeitmanagement im Recruiting stellt für viele HR-Abteilungen eine Herausforderung dar. Wie viele BewerberInnen sind genau erforderlich, um eine Stelle mit hoher Wahrscheinlichkeit zum gewünschten Termin besetzen zu können?

Bereits einfache Datenmodelle können HR-Verantwortliche bei mehrstufigen Bewerbungsprozessen unterstützen, genau die gewünschte Anzahl an Positionen zur festgelegten Deadline zu besetzen. Anhand eines Erwartungswertes, der zu jedem Zeitpunkt berechnet wird, kann eingeschätzt werden, ob sich aktuell eher zu viele oder zu wenige BewerberInnen im Auswahlprozess befinden.

Problemstellung

Der Einstellungsprozess in vielen Unternehmen erstreckt sich in der Regel über mehrere Monate von der Ausschreibung einer Position bis hin zur Einstellung der richtigen BewerberInnen.

Klassischerweise wird zeitnah nach dem Veröffentlichen einer Stellenanzeige mit der Auswahl der BewerberInnen begonnen. Einige von ihnen werden bereits zu einem Interview eingeladen, während noch weitere Bewerbungen eintreffen. Für die BewerberInnen, die sich schon im Auswahlprozess befinden, muss aber zeitnah eine Entscheidung getroffen werden, ob sie eine Runde weiterkommen. Die Entscheidung hängt demnach aber auch davon ab, wie viele Bewerbungen noch eingehen. Recruiter müssen also Entscheidungen bezüglich der Verwendung ihrer Ressourcen unter Unsicherheit treffen, wobei es leicht zu Fehlentscheidungen kommen kann.

Wenn vielen BewerberInnen abgesagt wird und nicht genug weitere Bewerbungen eingehen, können am Ende unter Umständen nicht alle freien Positionen besetzt werden. Dies ist in der folgenden Animation veranschaulicht (wählen Sie hierzu das Szenario Zu spät aus):



Szenario auswählen


Jeder rote Punkt steht für eine Person, die sich für den Talent Pool registriert. Aus diesem Pool bewerben sich nur einige für die ausgeschriebene Rolle, wovon wieder nur eine Teilmenge zu einem Interview eingeladen wird. Nach einem Monat haben die ersten KandidatInnen bereits an ersten Interviews teilgenommen, während weitere BewerberInnen zum Pool hinzukommen und sich bewerben. Die Frage ist nun, wie viele weitere Personen für die jeweilige nächste Stufe berücksichtigt werden sollen. In diesem Szenario sind es zu wenige: Die Folge ist, dass zum gewünschten Zeitpunkt für die finale Kandidatenauswahl zu wenige BewerberInnen im Pool vorhanden sind und die ausgeschriebenen Stellen nicht rechtzeitig besetzt werden können. Die Ressourcen, die für die Kampagne aufgewendet wurden, haben dementsprechend nicht zum gewünschten Erfolg geführt. Außerdem entstehen in der Abteilung, die die unbesetzte Stelle kompensieren muss, Kosten bzw. ihr entgeht möglicherweise Umsatz.

Umgekehrt kann es aber auch vorkommen, dass zu viele Ressourcen auf das Sourcing verwendet werden und mehr geeignete KandidatInnen gefunden werden, als es ausgeschriebene Stellen gibt. Die entsprechenden Sourcing-Ressourcen fehlen für das Sourcing anderer Ausschreibungen bzw. führen zu unnötigen Kosten. In der Animation wird dieses Szenario durch Szenario 2 (zu viele Kandidaten) beschrieben.

Ressourcen zum Sourcing von KandidatInnen so einzusetzen, dass zum vorgesehenen Zeitpunkt exakt die gewünschte Anzahl an geeigneten KandidatInnen eingestellt werden kann, ist bei kontinuierlich eintreffenden Bewerbungen und laufenden Interviews offensichtlich eine Herausforderung. Dies liegt einerseits an fehlender Transparenz über den Prozess und den Status der Recruiting Pipeline, aber auch an den komplexen Zusammenhängen und Einflüssen, die die Verweildauer der Kandidaten in der Pipeline beeinflussen.

Lösung

Als Teil des vom Bundesministerium für Bildung und Forschung geförderten Forschungsprojektes AnyPPA ist ein Demonstrator entstanden, der zu jedem Zeitpunkt einen Wert angibt, auf dessen Basis der aktuelle Recruiting-Prozess angepasst werden sollte, damit am Ende die geplante Anzahl an geeigneten BewerberInnen für die Besetzung der ausgeschriebenen Stellen vorliegt. Konkret entsteht eine Zustandsüberwachung der Pipeline, die einen Alarm auslöst, wenn prädiktiv ermittelt wurde, dass auf der Basis des aktuellen Recruiting-Prozesses aktuell zu wenige oder zu viele KandidatInnen vorliegen. Dabei wird auch eine Warnung ausgelöst, wenn zwar die richtige Anzahl an BewerberInnen erwartet wird, voraussichtlich aber die KandidatInnen erst nach der geforderten Deadline eingestellt werden können (Szenario richtiges Timing in der Animation).

Abhängig von der aktuellen Anzahl der BewerberInnen in jeder Stufe, ihren Wahrscheinlichkeiten, in die nächste Runde zu kommen und der durchschnittlichen Verweildauer pro Auswahlverfahren, wird zu jedem Zeitpunkt die aktuelle Wahrscheinlichkeit, die richtige Anzahl an BewerberInnen zum richtigen Zeitpunkt einstellen zu können, angegeben. Ist diese Wahrscheinlichkeit gering, können rechtzeitig zusätzliche Ressourcen in das Anwerben von BewerberInnen investiert werden, wodurch sich die Wahrscheinlichkeit, die gewünschten Anzahl an geeigneten BewerberInnen zum richtigen Zeitpunkt einstellen zu können, erhöht.

Dieses Beispiel veranschaulicht, wie mit einem einfachen datenbasierten Modell bereits Mehrwert geschaffen werden kann. Die dargestellte Lösung ist ein Ergebnis aus der Kooperation mit unseren Konsortialpartnern aus dem Forschungsprojekt AnyPPA. Die Visualisierung des von uns erstellten Datenmodells wurde von INWT-Statistics erstellt. Wir bedanken uns für die gute Zusammenarbeit.

Haben wir Ihr Interesse an einer Optimierung Ihres Recruiting-Prozesses oder an der datenbasierten Optimierung Ihrer HR-Prozesse allgemein geweckt? Dann kontaktieren Sie uns gerne, um mehr über die Entwicklung einer individuellen Lösung für Ihren Einstellungsprozess zu erfahren.

X