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Process Mining

Die Genehmigung von Softwaredeals verursachte bei unserem Kunden hohen manuellen Aufwand. Mit Hilfe von Data Science Methoden haben wir Komplexitätstreiber identifiziert und Ansätze zur Erhöhung des Automatisierungsgrads entwickelt. Manuelle Interaktionen sowie Bearbeitungsdauer des Genehmigungsprozesses wurden reduziert und die Prozesskosten gesenkt.

Ausgangslage

Prozess mit viel manueller Interaktion ist Engpass für Wachstum

Ge­neh­mi­gun­gen von Soft­ware­deals er­for­dern häu­fig ma­nu­el­le In­ter­ak­tio­nen. Für vie­le Dealat­t­ri­bu­te, wie bei­spiels­wei­se Zah­lungs­ziel, ist die Zu­stim­mung meh­re­rer Per­so­nen er­for­der­lich. Des­halb stellt der Ge­neh­mi­gungs­pro­zess spe­zi­ell bei Seg­men­ten mit star­kem Wachs­tum oft ei­nen Eng­pass dar. Dar­über hin­aus ist ins­be­son­de­re bei Deals mit ho­her ma­nu­el­ler In­ter­ak­ti­on und klei­nem Vo­lu­men die Wirt­schaft­lich­keit nicht ge­ge­ben.

Lösung

Process Mining zur Identifikation von Engpässen

Als Grund­la­ge für die Ana­ly­se ha­ben wir Da­ten aus ver­schie­de­nen Quel­len in­te­griert und be­rei­nigt. Un­ter Ein­satz der Open Sour­ce Soft­ware R ha­ben wir his­to­ri­sche Pro­zess­da­ten ana­ly­siert und den Ab­lauf des Ge­neh­mi­gungs­pro­zes­ses da­ten­ge­stützt re­kon­stru­iert. Auf die­ser Ba­sis konn­ten neue KPIs zur Er­fas­sung der Pro­zess­kom­ple­xi­tät ab­ge­lei­tet wer­den.

Zu­dem iden­ti­fi­zier­ten wir durch den Ein­satz von Data Mi­ning Me­tho­den Ur­sa­chen für ho­hen ma­nu­el­len Ge­neh­mi­gungs­auf­wand. Bei die­sen Ana­ly­sen wur­den mit Hil­fe von Text­mi­ning auch un­struk­tu­rier­te Da­ten ein­be­zo­gen. Ver­trag­sat­tri­bu­te aus Kom­men­tar­fel­dern konn­ten so ex­tra­hiert und ge­clus­tert wer­den. At­tri­buts­grup­pen, die zu ho­hem ma­nu­el­len Auf­wand füh­ren, wur­den ge­mein­sam mit dem Kun­den auf po­ten­ti­el­le Ri­si­ken im Ge­schäfts­be­trieb be­wer­tet, um ge­eig­ne­te At­tri­bu­te zur Au­to­ma­ti­sie­rung ab­zu­lei­ten.

Nutzen

Erweiterung des Standards erhöht Automatisierungsgrad

Mit Hil­fe der Da­ten­ana­ly­sen konn­ten die Stan­dard­wer­te für Ver­trags­be­din­gun­gen er­wei­tert wer­den. Die Ver­käu­fer kön­nen die At­tri­bu­te des er­wei­ter­ten Stan­dards aus ei­ner Drop­down­lis­te aus­wäh­len. Eine ma­nu­el­le Ge­neh­mi­gung ist für die­se nicht mehr er­for­der­lich. Bei Deal At­tri­bu­ten, die ein ho­hes Ri­si­ko mit sich brin­gen, kann der Stan­dard nicht er­wei­tert wer­den. Dem Ver­käu­fer kann aber eine Ri­si­ko­be­wer­tung des Deals an­ge­zeigt wer­den, um ihn zu mo­ti­vie­ren Deal At­tri­bu­te mit ho­hem Ri­si­ko zu ver­mei­den. Durch die­se Ef­fi­zi­enz­stei­ge­run­gen im Ge­neh­mi­gungs­pro­zess kön­nen  die Kos­ten der Be­ar­bei­tung ge­senkt wer­den.

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